Dirección de Proyectos vs Dirección de Producción u Operaciones
De acuerdo con “The Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide)” el PMI (Project Management Institute), expertos en Dirección de proyectos, define proyectos y producción u operaciones de la siguiente manera:
“Proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único”.
“la producción y las operaciones son esfuerzos continuos que producen salidas repetitivas, con recursos asignados para realizar básicamente el mismo conjunto de tareas según los estándares institucionalizados de un ciclo de vida del producto”.
Es por eso que el PMI define la Dirección de producción u operaciones como “la función gerencial que se ocupa de la producción continua de bienes y/o servicios, asegurando que se desarrollen de manera eficiente mediante el uso de recursos óptimos necesarios con el objetivo de satisfacer la demanda de los clientes”, y la Dirección de Proyectos como “la aplicación de un conjunto de conocimientos, herramientas y técnicas y habilidades directivas e interpersonales, para crear bienes o servicios únicos para el logro de uno o más de los objetivos estratégicos de la organización”.
Mientras que los expertos en producción u operaciones como Chase-Jacobs y Aquilano a través de su libro “Administración de la producción y operaciones”” definen la producción u operaciones y los proyectos de la siguiente manera:
“producción crear productos tangibles u operaciones crear servicios no tangibles “como resultado de la misión empresarial, es decir, que la empresa fue creada para producir u operar los mismos productos o servicios todos los días de su existencia”. Y los proyectos como “serie de actividades relacionadas entre sí, que por lo común están dirigidas hacia un resultado en común y cuyo desempeño requiere de un periodo significativo”.
Definen además la Dirección producción u Operaciones como “el diseño, la operación y la mejora de los sistemas que crean y entregan los principales productos y servicios de la empresa”, mientras que la Dirección de Proyectos como “la planeación, dirección y control de recursos (personas, equipo, material) para cumplir con las restricciones técnicas, de costos y de tiempo de un proyecto”.
En conclusión lo que intentan expresar tanto los expertos en dirección de proyectos como los expertos en dirección de producción operaciones es que si existe una gran diferencia entre los dos tipos de direcciones, es decir, que dirigir operaciones consiste en dirigir o aplicar conocimiento y habilidades para la creación de bienes o servicios de manera continua o todos los días, porque esos productos o servicios constituyen la misión general de la empresa, o por lo cual fue creada, mientras que dirigir proyectos, requiere de otros conocimientos y habilidades, teniendo en cuenta que consiste en dirigir la creación de productos o servicios únicos en un periodo de tiempo determinado, con una fecha de inicio y fin bien definida, y que estos incluso, pueden hacer parte de los objetivos estratégicos de la misma dirección de operaciones, como por ejemplo, la modernización o automatización de la maquinaria para la producción de productos continuos, o de los objetivos estratégicos de otras áreas funcionales de la empresa, o incluso aún, de los objetivos estraticos en general de una empresa proyectizada.
A lo largo de mi experiencia profesional he tenido la oportunidad de experimentar lo que se vive en la dirección de producción de empresas industriales, dirección de operaciones de empresas de servicios y lo que se vive dirigiendo proyectos en empresas proyectizadas o que sus ingresos dependen en más de un 90% de proyectos y mis conclusiones, apoyadas también en los soportes teóricos de las diferente fuentes expertas es el siguiente:
Tanto la dirección de los proyectos de productos únicos como la dirección de la producción de productos continuos necesitan de un conjunto de conocimientos, herramientas, técnicas y habilidades directivas e interpersonales para administrar sistemas de procesos que interrelacionados entre sí transforman las entradas o insumos en resultados o productos o servicios
El director de producción u operaciones requiere tener el conocimiento de herramientas y técnicas en producción, las habilidades y la experiencia para planear y controlar dicha producción, asegurando la calidad de los productos y garantizando la satisfacción de los clientes. Para esto, a lo largo de su formación y desarrollo, adquiere conocimientos específicos para planear y controlar la producción, como son. diseño de sistemas y procesos, estudios de métodos y tiempos, cálculo de factores de producción, medición y mejora de sistemas de producción, cálculo de productividad, balanceo de sistemas de producción, métodos de planeación, programación y control de procesos y máquinas basado en teoría de restricciones, herramientas lean manufacturing, herramientas six sigma, entre muchas otras).
En cambio el director de proyectos requiere aplicar su conocimiento en herramientas y técnicas en proyectos, las habilidades y la experiencia para lograr el éxito del mismo, en un conjunto de 47 procesos interrelacionados entre sí (si aplicamos la metodología del PMI), a lo largo del ciclo de vida del proyecto como el inicio, la planeación, ejecución, monitoreo/control y cierre, para crear cualquier producto o servicio único, utilizando muchas otras herramientas y técnicas directivas.
Existen proyectos, que consisten en crear lotes grandes de productos o servicios en periodos largos de tiempo, que tienden a confundir el concepto de dirección de producción u operaciones y el de dirección de proyectos, como por el ejemplo, los proyectos de Backoffice o de BPO (Business Process outsourcing), que consisten en la tercerización de los procesos de negocio de un cliente, cuya misión principal no se basa en precisamente en ese proceso, pero que para el cliente constituía una operación diaria que no le agrega valor a su “core” de negocio.
El cliente contrata una empresa de outsourcing por un periodo de tiempo (por ejemplo un año) para que opere el proceso que no es experto en realizar, y para el operador, este nuevo contrato se convierte en un proyecto, de un año, en el que debe crear un producto o servicio único muchas veces, incluso todos los días, pero que después del año, no sabe si lo va a seguir realizando. En conclusión, es proyecto, porque inicia con un contrato, por un periodo definido claramente de un año para crear un lote grande de un mismo producto.
Pero que sucede con este tipo de proyectos para el Director de Proyectos?
Que no solamente se requieren del conocimiento, las habilidades, técnicas, herramientas y experiencia en la dirección de cualquier tipo de proyectos, si no que por ser una operación repetitiva, que crea un mismo tipo producto en forma continua o diaria por un periodo de un año y en grandes cantidades, el director de proyectos también requiere tener algo de conocimiento, habilidades, técnicas, herramientas y experiencia en dirección de producción, para poder así cumplir con las obligaciones que tiene el cliente con su cliente, y la empresa de outsourcing con su cliente. Entonces, para ejercer la dirección de proyectos, también deberían incluir dentro de sus áreas de conocimiento, procesos de planeación, ejecución, monitoreo y control de la producción con herramientas y técnicas específicas de esta área como: diseño de sistemas y procesos, estudios de métodos y tiempos, cálculo de factores de producción, medición y mejora de sistemas de producción, cálculo de productividad, balanceo de sistemas de producción, métodos de planeación, programación y control de procesos y máquinas basado en teoría de restricciones, herramientas lean manufacturing, herramientas six sigma, entre muchas otras), no solo para aplicarlas personalmente como Director de Proyectos en caso de que el equipo del proyecto no cuente con personal de producción encargado, si no para saber dirigir a un miembro del equipo encargado de esta función, si el proyecto dispone de este.
URIEL ALFONSO DE ARCO PATERNINA
PROJECT MASTER(C), PMP, MBA.